Gastblog door Drs. Dirk Heuff van LegalBizzDev
Kent u dat? Een notitie op uw bureau met een onbekende naam en telefoonnummer: of u meneer of mevrouw XYZ kunt terugbellen vanwege een korte juridische vraag. Kent u dat?
Wat doet u, direct bellen of overweegt u eerst de vraag en kiest u om er een nachtje over te slapen ….?
De drempel
U bent niet de enige. Vele advocaten vinden het lastig/vervelend/niet chic om (direct) terug te bellen. Bovendien, je wil ook niet te gretig overkomen en zeker jezelf niet opdringen.
Uitstellen tot morgen lijkt aantrekkelijk. Als er dan een dossier ligt dat ook aandacht nodig heeft dan vervliegt de aandacht en blijkt de volgende dag de notitie op mysterieuze wijze verdwenen.
Over die drempel met 4 tips
Terugbellen. Altijd. Zo snel mogelijk. In ieder geval binnen 24 uur.
“Dat is makkelijk gezegd”, zeggen alle advocaten mij, “maar hoe doe ik dat precies…?”. Hier volgen 4 tips:
1 Relatie gaat vóór inhoud
Een nieuwe cliënt, zeker degenen die nooit eerder met een advocaat hebben gewerkt, is vaak onzeker. Hij wil graag zekerheid dat u de beste advocaat bent voor zijn kwestie. Daarbij is uw ervaring niet de bepalende factor: cliënt kan die niet beoordelen. Uw menselijkheid die door uw communicatieve vaardigheden zichtbaar wordt, is dat wel. Cliënten willen graag eerst een goede verstandhouding vóór ze over de inhoud kunnen praten.
2 Laat uw oren het werk doen
Luister! Luister naar uw cliënt. Hoe meer hij spreekt, hoe meer informatie u vergaart en dat komt uw begrip van de cliënt en zijn kwestie ten goede. Bovendien, hoe meer u luistert, hoe fijner uw cliënt het vindt: iedereen wordt blij als er echt naar hen geluisterd wordt.
3 Controleer of u begrepen wordt
In antwoord op de kwestie van de cliënt moet u ook aangeven hoe u de zaak ziet, hoe u denkt deze aan te pakken en hoeveel tijd u daar voor nodig denkt te hebben. Pas uw taalgebruik aan aan cliënt en controleer of deze het begrepen heeft. Een gefronsde blik is vaak een indicatie dat u nog wat toelichting moet geven. Een instemmend knikken of positief hummen geeft meestal aan dat uw begrepen bent.
4 Volg op
Niet alle cliënten willen direct van start. Een beetje bedenktijd om de mogelijkheden en consequenties (incl. kosten) te overdenken is vaak gewenst. Begrijpelijk en dus bevestigd u dat ook waarbij u de vraag stelt of de cliënt (bijvoorbeeld) 1 of 2 weken wil denken? Door de keuze te laten, geeft u de cliënt de controle. Tegelijkertijd weet u waar u aan toe bent. Als u 2 dagen na het verstrijken van de door cliënt zelf gekozen bedenktijd nog niets gehoord heeft, neemt u telefonisch (NEE, inderdaad, niet per email) contact op met cliënt.
Extra tip: 13 september, kennissessie “van contact naar zaak”. Meld je aan
Wil je meer weten over het omgaan met nieuwe cliënten en het opvolgen van leads, kom dan naar de kennissessie “Hoe werk je klantgericht?” op vrijdagochtend 13 september in Laren (NH). Meld je aan door een mail te sturen naar info@hetjnn.nl.
Details kunt u HIER vinden of bekijk de brochure.
Dirk Heuff is een Rotterdamse bedrijfskundige die in zijn bedrijf LegalBizDev.nl advocaten en notarissen adviseert en assisteert met hun business development. Zuidas of eenpitter, Dirk analyseert en activeert door middel van lezingen, workshops en trainingen maar ook in 1-op-1 coaching. Tevens is Dirk de auteur van het eerste Nederlandstalige Handboek Business Development voor Advocaten en Notarissen